APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA METODOLOGÍA PMP: MÉTODO PUGH
Tienes 20 proyectos sobre la mesa esta semana y, para no variar, todos son para ayer y son “super-hiper-mega” importantes (al menos, eso te dicen). Los recursos son limitados y ves que la petición no es nada realista. Te suena, ¿verdad? Pues no te vuelvas loco y sé práctico. Te voy a contar una técnica que se utiliza en la metodología PMP (Project Manager), que puede hacer tu vida mucho más fácil. ¡Sigue leyendo!
Los departamentos de Marketing son como el MacGyver de las empresas: se les presupone que tienen soluciones para todos los departamentos y todas las peticiones. Pero toda solución a un problema requiere de un tiempo de reflexión y búsqueda de ideas, de ejecución y de monitorización de resultados. Sin embargo, el tiempo es un bien escaso en muchas empresas y no existe la opción real de dar solución a todos los proyectos a la misma vez. MacGyver puede ser un auténtico genio pero no es capaz de desactivar físicamente 10 bombas en 10 lugares diferentes al mismo tiempo. Por eso, es importante analizar todos los componentes y priorizar.
¿Qué bomba tienes que desactivar primero? ¿Cuál te va a llevar más tiempo? ¿Cuál conlleva mayores riesgos? ¿Cuál te promete un mayor retorno? ¿Cómo puedes optimizar los recursos para desactivar el mayor número de bombas posibles en el menor tiempo posible con el mayor ROI posible? ¿Es decisión tuya tomar esa decisión, de tu equipo o del Comité Ejecutivo o Directivo?
Yo te recomiendo que hagas una matriz de decisión en colaboración con tu equipo de proyecto y que, entre todos, apliquéis el método PUGH. Si no tienes opción de hacer este análisis conjuntamente, puedes hacerlo tú mismo pero lo ideal es hacerlo de forma colectiva para que el resultado sea mucho más objetivo y puedas justificarlo de cara al responsable final de tomar la decisión.
La idea es elegir aquellos proyectos de Marketing que son más prioritarios que el resto porque están más alineados con los objetivos estratégicos de la compañía y porque, en base a los recursos disponibles (tiempo, recursos humanos, materiales, económicos…), puedes conseguir un mayor impacto positivo.
¿CÓMO APLICAR EL MÉTODO PUGH Y HACER UNA MATRIZ DE DECISIÓN?
Es importante no perder de vista que, a la hora de tomar decisiones, es fundamental dejar a un lado la subjetividad. La Matriz de Pugh es una herramienta cuantitativa (y objetiva) que permite comparar opciones entre sí a través de una matriz de decisiones.
¿Cuál es la mecánica? El primer paso sería identificar los criterios que vamos a evaluar. Estos criterios podrían ser, por ejemplo, las necesidades estratégicas de la compañía o aquellos “drivers” que van a afectar a la decisión final, que colocamos en la primera columna de la matriz. A continuación, asignamos un peso a la importancia que tiene cada uno de los criterios; por ejemplo, podemos valorar en una escala del 0% al 100%, siendo 0% el valor menos importante y 100% el más crítico.
Después, tenemos que enumerar los diferentes proyectos que tenemos entre manos y los colocamos en las siguientes columnas y analizamos uno por uno el peso que aporta a cada criterio cada uno de los proyectos (del 1 al 10, por ejemplo, siendo 1 el que menos aporta y 10 el que más aporta). Una vez tenemos completados los valores de cada cuadrícula, sumamos el total de cada columna y lo multiplicamos por el peso (%) que hemos asignado para cada criterio. Si hacemos el análisis de forma colaborativa, hacemos una suma ponderada de cada uno de los criterios para cada uno de los proyectos. Los proyectos que obtengan los valores más altos serán los más prioritarios.
En el ejemplo de la tabla, el proyecto 1 tendría más prioridad que el proyecto 2 porque aporta mucho más a nivel de generación de ingresos y de beneficios para inversores que el proyecto 2, que aporta mucho más a nivel de reputación pero tiene menos peso en los criterios que se han establecido como objetivos estratégicos de la empresa.
¿Qué te ha parecido esta técnica? ¿La conocías? ¿Utiliza algún otro método para priorizar proyectos de Marketing? ¡Cuéntanos tu experiencia!
Isabel Sánchez 